Portál příspěvkových organizací

zpět na Úvod

Úvod a představení zákazníka

Tato případová studie společnosti TESCO SW a.s. popisuje implementaci modulu Portál příspěvkových organizací v prostředí Krajského úřadu Olomouckého kraje.

Krajský úřad Olomouckého kraje (dále jen KÚOK) je orgánem Olomouckého kraje, jehož vznik se datuje k 1. 1. 2001, v souladu se zákonem č. 129/2000 Sb. o krajích, jenž vymezuje postavení krajů a jejich orgánů.

Krajský úřad plní úkoly v samostatné působnosti uložené mu zákonem, zastupitelstvem a radou a napomáhá činnosti výborů a komisí. Dále krajský úřad vykonává zákonem stanovenou státní správu (přenesenou působnost) s výjimkou věcí, které jsou zákonem svěřeny zastupitelstvu kraje a radě kraje nebo zvláštnímu orgánu.

Krajský úřad se člení na odbory a oddělení, v čele úřadu stojí ředitel.

Výchozí stav

S vzrůstajícím tlakem na efektivitu komunikace občana s úřadem, efektivitu běhu agend a dostupnost důvěryhodných informací, vzešel z Ministerstva vnitra ČR projekt e-Government. Jeho součástí bylo mj. i  vytvoření portálových řešení pro práci úředníka na KÚOK včetně přístupnosti některých speciálních modulů pro příspěvkové organizace převážně v rovině majetkové evidence. Během přechodu těchto modulů do rutinního provozu byly identifikovány slabší místa v komunikaci úředníků KÚOK s jednotlivými pracovníky příspěvkových organizací. Ze strany KÚOK tedy vzešel podnět pro nasazení a spuštění portálu, který by usnadnil komunikaci úřadu a příspěvkových organizací.

V této době probíhala komunikace mezi KÚOK a příspěvkovými organizacemi prostřednictvím různých kanálů (nejčastěji e-maily, případně telefonní hovory) a výstupy komunikace byly následně evidovány samotnými úředníky v různých podobách (e-mail, excelovské tabulky atd.).

Nejednalo se však o centralizovanou evidenci (tj. e-maily a tabulky byly uloženy v různých složkách) a z toho důvodu bylo obtížné dohledat komunikaci konkrétních pracovníků KÚOK a příspěvkových organizací.

Z výše uvedeného vyplývá, že největším problémem tohoto stavu byla skutečnost, že pracovníci příspěvkových organizací vůči úředníkům využívali různé komunikační kanály, neexistovala centrální správa a evidence všech souvisejících výstupů komunikace. Současně nebylo efektivně řešeno, kteří konkrétní pracovníci jsou zaměstnání na jakých pozicích jednotlivých příspěvkových organizací.

Požadavky zákazníka

Na základě výše uvedených problémů došlo ze strany KÚOK k rozhodnutí řešit tento stav pořízením a zprovozněním portálu, který by komunikaci mezi KÚOK a příspěvkovými organizacemi zefektivnil.

Základním požadavkem tedy bylo vytvoření centralizovaného místa pro zadávání úkolů a dotazů ze strany KÚOK směrem k příspěvkovým organizacím s možností hromadné distribuce (jedno zadání úkolu/dotazu více pracovníkům z jedné či z více příspěvkových organizací).

Dalším požadavkem na řešení bylo využití stávajících identit uživatelů spravovaných v rámci projektu e-govermentu.

Další požadavky na dané řešení byly definovány takto:

  • Možnost výběru různých skupin adresátů (např. filtrování dle konkrétní osoby, role, příspěvkové organizace apod.).
  • Možnost kompetenčně oddělit úkoly z různých pohledů (viditelnost z pohledu příspěvkové organizace, z pohledu odboru KÚOK, viditelnost v příspěvkové organizaci dle hierarchie rolí – ředitel vidí vše v příspěvkové organizaci, ekonom jen svoje úkoly atd.).
  • Možnost sledovat stavy zpracování úkolů.
  • Možnost přikládat k úkolům přílohy (jak na straně úředníků úřadu, tak i na straně příspěvkové organizace).
  • Možnost komunikace s dohledatelnou auditní stopou k jednotlivým úkolům.
  • Možnost zadání úkolů/dotazů i ze strany příspěvkové organizace (pracovníkům KÚOK).

Řešení

KÚOK rozhodnul o implementaci modulu Portál příspěvkových organizací od společnosti TESCO SW a.s. Tento modul byl implementován a nastaven dle potřeb a požadavků KÚOK. Postupně byl navíc rozšířen o zpětný komunikační kanál, kdy samotní pracovníci příspěvkových organizací mohou zadávat tzv. hlášení (dovolené, nepřítomnosti, dotazy, podněty atd.) směrem ke konkrétním odborům.

Modul Portál příspěvkových organizací je založen na funkčnosti informačního systému FaMa+ ITSM pro správu IT služeb.

Harmonogram projektu

1. etapa – Analýza (05/2014 – 06/2014).

2. etapa – Implementace řešení (07/2014 – 10/2014).

3. etapa – Zkušební provoz (11/2014).

4. etapa – Ostrý provoz (1/2015).

Přínosy projektu

Hlavní přínosy implementace modulu Portál příspěvkových organizací vyplývají z předchozích bodů. Jedná se především o vytvoření centralizovaného portálového řešení pro komunikaci mezi úřadem a příspěvkovými organizacemi.

Další přínosy projektu:

  • sledování a vyhodnocování zadaných a zpracovaných úkolů (včetně rychlosti a průměrné délky odezvy či řešení apod.),
  • získávání znalostní báze na základě řešení jednotlivých úkolů.

Přiložené dokumenty

Soubor typu pdfPropagační materiál - Portál příspěvkových organizací(4 MB)stáhnout