Pravidla použití Etické linky
- V souladu s přijatým Compliance programem a ve vztahu k zákonu č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim v platném znění (ZTOPO) ve společnosti TESCO SW a.s. (dále jen společnost) má každý zaměstnanec nebo jiná osoba (obchodní či neobchodní partner) právo podat anonymní stížnost (dále jen Oznámení) na jakékoliv neetické nebo podvodné jednání, případně spáchání trestného činu, které by mohlo být společnosti nebo jejímu obchodnímu partnerovi přičteno podle uvedeného zákona.
- Aktivní využití Etické linky a podání anonymního Oznámení je zcela dobrovolné a bezplatné.
- Každé Oznámení je individuálně řešeno po jeho přijetí na základě jasně definovaných interních pravidel a postupů ve společnosti. Zpráva o zápisu Oznámení je zaslána pracovníkovi s rolí Compliance Manager (CM) a v kopii Řediteli úseku lidských zdrojů.
- Oznámení je zpřístupněno a řešeno pouze osobami odpovědnými za Compliance program ve společnosti.
- Osoby odpovědné za příjem Oznámení a jeho následné řešení jsou vázáni povinností zachovávat po celou dobu mlčenlivost v souvislosti s tímto Oznámením, výjimku tvoří pouze event. spolupráce s orgány činnými v trestním řízení.
- Pro zachování úplné anonymity po celou dobu je nutné neuvádět ze strany oznamovatele žádné osobní informace, které by mohly prozradit jeho totožnost.
- Oznamovatel má právo přikládat dokumenty či jiné důkazy potvrzující relevantnost jeho Oznámení.
- V případě, že si oznamovatel přeje, aby byl kontaktován přímo osobou odpovědnou za vyřízení jeho Oznámení, může dobrovolně uvést své jméno a další kontaktní informace. Tyto údaje pak usnadní jeho lepší přístup k informacím a zároveň zrychlí řešení daného Oznámení (nakládání s osobními údaji uvedeno níže).
- Je zcela v rozporu s přijatými pravidly etického chování ve společnosti postihovat jakýmkoliv způsobem osobu oznamovatele, která pomocí Etické linky poskytla úplné a pravdivé informace. V případě jakéhokoli učiněného nátlaku má tato osoba právo se obrátit přímo na pracovníka s rolí Compliance Manager, člena dozorčí rady nebo člena představenstva společnosti.
- Každá osoba společnosti, která je předmětem sdělení na Etické lince, bude vyrozuměna o poskytnutém sdělení bez identifikace zdroje a v odpovídajícím časovém horizontu. Vyrozumění bude provedeno osobním jednáním za účasti CM, vybraného řešitele a ŘÚLZD v době před vypracováním konečného řešení Oznámení. Cílem je mimo jiné poskytnout takové osobě (která je předmětem Oznámení) právo vyjádřit své stanovisko k uvedeným skutečnostem, případně doložit důkazy k objasnění příčin a okolností takového jednání.
- Etická linka neslouží k hlášení mimořádných událostí (požár, nehoda, úraz) a reklamací výrobků a služeb společnosti.
- Je zakázáno využívat Etickou linku k vyřizování osobních účtů (nejen mezi zaměstnanci). Prokázání úmyslného poskytnutí nekorektní, zavádějící nebo dokonce nepravdivé informace může vést k sankcím nejrůznějšího typu proti osobě oznamovatele (bude-li znám).
- Všechna data sdělená prostřednictvím Etické linky společnosti TESCO SW a.s. jsou zabezpečena proti zneužití, uchovávána a archivována v souladu s legislativními požadavky na ochranu osobních údajů.
- Zajištění bezpečnosti dat je tvořeno souborem opatření v oblasti technické, administrativní a fyzické.
- Souhlas s výše uvedenými postupy a pravidly pro použití Etické linky vyjadřuje povinně každá osoba ve formuláři pro Oznámení (zaškrtávací pole). Bez souhlasu není možné Oznámení odeslat a následně také zpracovat.
- Event. zadané osobní údaje oznamovatelem jsou shromažďovány, uchovávány a zpracovávány pouze v zájmu zjišťování možného porušení zásad přijatého Compliance programu společnosti nebo jiných právních předpisů a odpovídajícímu přijetí následných opatření. Získaná data jsou sumárně využívána výhradně pro interní statistické účely správce těchto údajů (TESCO SW a.s.). Souhlas uděluje potenciální oznamovatel na dobu 5 (pěti) let pro všechny zadané údaje (viz bod 15. těchto pravidel).
- Za osobní údaje se považují event. zadaná data o jménu, příjmení a kontaktních údajích. Identifikační údaje jsou shromažďovány i u osob, na které Oznámení poukazuje.